Bijgewerkt op 17 april 2023
Ik heb het hier al verschillende keren gehad over de (extra) inkomsten die je kunt genereren als freelancer. Maar je hebt – zelfs als freelancer – natuurlijk ook te maken met kosten. Omdat veel beginnende freelance copywriters geen idee hebben van de kosten die ze moeten maken (of kunnen vermijden), zet ik de belangrijkste hier graag voor je op een rij.
Wat heb je écht nodig?
Het grote voordeel van freelancer zijn: je hebt meestal niet bijzonder veel nodig. Je kunt direct beginnen met je eerste opdracht en zo meteen geld verdienen, zonder dat je eerst hoge kosten moet maken of hoeft te investeren.
Laten we voor het gemak even kijken naar de kosten die de freelance copywriter in zijn of haar praktijk maakt, maar dit geldt ook voor veel andere freelance-beroepen.
Wat je écht nodig hebt zijn een laptop en een internetverbinding. That’s it. Hiermee kun je al prima een minimalistische copywriting-praktijk runnen. Tuurlijk, een mobieltje om telefonisch bereikbaar te zijn is handig, maar niet per se nodig. Communicatie met klanten kan makkelijk via e-mail, chat, Zoom, Teams of alle andere slimme oplossingen die er nu zijn.
Met een beetje mazzel héb je al een laptop, een internetverbinding en een mobieltje. Dan kun je dus meteen van start. Anders zou je met een paar honderd euro klaar kunnen zijn. Een simpele Chromebook – waarop je geen software installeert maar alles in de ‘cloud’ doet – kost je € 300. Een internetverbinding heb je voor € 30 per maand.
En een mobieltje? Nou ja, ik ga ervan uit dat je dat al hebt. Tip: koop een los mobieltje en gebruik een sim-abonnement, dan ben je voor € 15 of minder per maand klaar. Dit zijn overigens (deels) zakelijke kosten, die je af kunt trekken van je winst.
Webhosting en zo
Een website heb je niet per se nodig om je business te starten, maar het is wel zo professioneel. Dan heb je iets om naar te verwijzen en ben je voor de promotie van je zaak niet alleen afhankelijk van de algoritmegrillen van LinkedIn of Instagram.
En kies dan liever niet een Wix-website, een Jimdo of een wordpress.com, maar een website op je eigen domein. Zoals die van mij: doyoucopy.nl.
Ja, dat kost wat meer. Maar met een eigen website kun je mailen vanaf je eigen domein (ga alsjeblieft niet de boer op met een Hotmail-adres) en heb je een eigen plek waar je geïnteresseerden om kunt zetten in klanten. Zo’n domeinnaam oogt natuurlijk ook zakelijker.
Voor freelance copywriters is een website ook een plek waar ze hun portfolio kunnen etaleren en waar ze op kunnen bloggen. Bloggen is niet alleen handig om sneller en bedrevener te worden in het vak, maar ook om vindbaar te worden voor potentiële klanten.
De kosten van je domeinnaam en de hosting (het onderbrengen van je website op een server) hoeven niet hoog te zijn. In het begin zul je geen duizenden bezoekers krijgen, dus ben je klaar met een goedkoop hostingpakketje.
Dat kan al vanaf enkele euro’s per maand, bijvoorbeeld via TransIP of Cloud86 (beide betrouwbare webhostingbedrijven).
Hoe zit het met kosten voor de overige software?
Dure software heb je als startende freelance copywriter amper nodig. Een mailprogramma? Dat wel, maar dat kan gratis. Ik gebruik zelf Apple Mail, dat standaard is geïnstalleerd op je Apple-computer. Voor Windows heb je een gratis versie van het programma Outlook.
Ik schrijf dit blogartikel in de gratis open-sourcesoftware van WordPress. Hiermee kun je jouw eerste website makkelijk zelf opzetten. Doordat je templates kunt kiezen, oogt je site meteen professioneel. Even de teksten invullen, afbeeldingen toevoegen en kleuren aanpassen en je bent helemaal klaar.
Voor klantwerk gebruik ik meestal de gratis tools van Google. Met Docs kun je makkelijk je werk in de cloud delen met je klant. Opmerkingen verwerken, commentaar geven, het is allemaal veel gebruiksvriendelijker dan Word-docjes over en weer mailen. Google biedt ook gratis andere oplossingen uit het welbekende Office-pakket. Workspace heet dit pakket bij Google.
Overigens neem ik wel betaalde opslagruimte in de cloud (Google One) af. Voor al mijn bestanden, foto’s en video’s heb ik nu zo’n 2 TB aan opslagruimte beschikbaar en dat kost € 100 per jaar bij Google. Het voordeel is dat ik mijn data niet kwijt kan raken bij een computercrash en dat ik overal ter wereld via elk apparaat bij mijn documenten kan. Een aanrader, wat mij betreft.
Dit zijn voor mij de essentiële tools. Gebruik ik dan niet meer (betaalde) software? Jawel, maar daar zou ik ook zonder kunnen. Deze pakketten schaf je aan als je wilt specialiseren of groeien. Op de pagina tips & tools geef ik een aantal voorbeelden van software die ik gebruik, deels trouwens gratis.
Beeldbewerking
Ik heb ooit de app Pixelmator aangekocht, als goedkope versie van Adobe Photoshop. Ik gebruik Pixelmator (een echt Mac-programma) om afbeeldingen mee te bewerken, vooral voor mijn eigen websiteprojecten. Pixelmator kost rond de € 40.
Zoekwoordenonderzoek
Van mijn betaalde softwareabonnementen is KWFinder van Mangools het belangrijkst. Hiermee maak ik analyses van zoekwoorden en de concurrentie, die ik voor zowel mijn eigen projecten als voor mijn klanten gebruik. Het Premium-abonnement van Mangools kost € 45 per maand. Dat is een terugkerende kostenpost, maar die haal ik er ruimschoots uit.
💡Tip: beperkt zoekwoordenonderzoek kun je overigens ook met gratis tools doen, waarvan ik er in dit artikel een paar op een rij heb gezet.
E-mailmarketing
Waar ik verder blij mee ben, is met mijn abonnement op MailerLite. Dit is software voor e-mailmarketing die ik voor zowel Doyoucopy als verschillende van mijn andere projecten gebruik. Tot 1.000 e-mailadressen is MailerLite gratis te gebruiken, daarna zijn er verschillende abonnementen al naar gelang het aantal abonnees dat je hebt.
MailerLite is voordelig in vergelijking met duurdere concurrenten als Mailchimp en ActiveCampaign en je kunt hier vrijwel alles mee wat je nodig hebt, inclusief automatisering en segmentaties van je doelgroepen.
Videobewerking
Om video’s te maken (vooral voor mijn websiteprojecten) gebruik ik zowel de gratis tool iMovie van Apple als een online abonnement op Wave.video. Het voordeel van zo’n online editor is dat je in een handomdraai een video hebt, inclusief beeldmateriaal dat je zelf mogelijk niet hebt. Het is bijvoorbeeld makkelijk om zo een video van een blogartikel te maken. Wave kost zo’n 30 dollar per maand.
Online cursussen
Dan heb ik nog abonnementen op Huddle en Plug & Pay van IMU. Dit zijn respectievelijk de communitysoftware waarin ik mijn Academy heb ondergebracht en de betaalpagina voor mijn cursussen.
Boekhouding
Ook een abonnement op boekhoudsoftware is handig. Zelf gebruik ik hiervoor Acumulus, dat minder dan € 15 per maand kost. Zo’n boekhoudpakket maakt het doen van je kwartaalaangifte en je jaarlijkse aangifte inkomstenbelasting een stuk eenvoudiger. Bovendien zie je in één oogopslag hoe je cijfers eruit zien. Tuurlijk kun je ook nog goedkoper aan de slag met Excel, maar zo’n pakket is veel flexibeler en overzichtelijker.
Kortom, ik betaal best een bedrag aan abonnementen op software, maar deze gebruik ik stuk voor stuk ook om mijn inkomen mee te verdienen. Uiteraard blijft het wel belangrijk om kritisch te blijven op de kosten. Gebruik je de software vaak genoeg? Zijn er geen gratis alternatieven die (bijna) net zo goed zijn?
Oké, dat waren softwareabonnementen die ik heb. Maar welke kosten zijn er nog meer?
Meubilair en apparatuur
In principe ben je met een laptop en een internetverbinding dus klaar, maar als je iets meer het idee van een thuiskantoor wilt, moet je toch wat extra’s investeren. Zaken die je direct nodig hebt voor je bedrijfsvoering kun je aftrekken van je winst. Dan moet je natuurlijk wel eerst winst maken, maar toch. Opvoeren als bedrijfskosten kun je andere een goede bureaustoel, een bureau, een printer en eventuele andere zaken die voor jou als freelancer onontbeerlijk zijn.
Je kunt fors hogere kosten hebben als je ergens een bedrijfsruimte huurt. Als je daarvoor bijvoorbeeld € 500 per maand betaalt, ga je pas ná het terugverdienen van dat bedrag plus alle overige kosten winst maken. Daarom beginnen veel freelancers gewoon op hun ‘zolderkamer’. Overigens kan het wel voordelen hebben om buiten je eigen privéwoning te werken en haal je mogelijk inspiratie uit de samenwerking met anderen.
Ik heb zelf wel meerdere keren overwogen om extern bedrijfsruimte te zoeken, maar heb uiteindelijk toch gekozen voor het kantoor aan huis. Om geld te besparen, maar ook om werk en privé makkelijker te kunnen combineren.
Inhuur derden
Een andere kostenpost waar je als freelancer mee te maken kunt krijgen, is de inhuur van weer andere freelancers. In het begin van je freelance-loopbaan zul je zo veel mogelijk zelf willen doen, dan hoef je geen derden in te huren. Maar er kan een moment komen dat je in de luxepositie verkeert van meer aanvragen dan tijd.
Je kunt dan 2 dingen doen: je zegt nee tegen de nieuwe klant óf je neemt de opdracht toch aan, maar laat die (deels) door een andere freelancer uitvoeren. Als je kiest voor de laatste benadering, kun je jouw freelancepraktijk mogelijk laten uitgroeien tot een heus bureau!
Toch houdt niet iedereen van deze aanpak. Sommigen willen strikt persoonlijk voor hun klanten werken. Anderen kennen geen freelancers die hun werk op een even goede manier over zouden kunnen nemen. En soms willen klanten ook niet dat het werk door iemand anders dan jij wordt gedaan.
Maar er is natuurlijk ook een financieel nadeel: als je jouw werk door iemand anders laat doen, moet je degene betalen. Dat betekent dat je zelf veel minder aan de opdracht overhoudt (en dan ook nog alleen als de derde een lager tarief hanteert dan jij). Hiervoor zullen je tarieven waarschijnlijk omhoog moeten. Wil je op de uitbestedingsaanpak winst maken, doen moet je veel werk gaan uitbesteden.
Mag je eigenlijk zelf wel verdienen aan werk dat je door een ander laat doen? Ja, want je hebt er toch altijd zelf ook werk en kosten aan. Zoals de intake van de klant, de briefing helder krijgen, het controleren van de teksten, de facturatie en het lopen van het betalingsrisico.
Zelf werk ik regelmatig met derden. Niet zo vaak voor mijn copywritingactiviteiten, maar vooral voor het ‘vullen’ van mijn websites. In het bijzonder mijn Italië-website. Ik heb hiervoor een heel team van mensen die mij op regelmatige basis van stukken voorzien. En ja, dat kost honderden euro’s per maand, dus dat geld moet je wel op de een of andere manier zien terug te verdienen.
Nogmaals, als je net begint met freelancen, zul je dit probleem waarschijnlijk niet hebben. Je denkt dan mogelijk alleen aan ‘hoe kom ik aan klanten?‘. Maar toch, het kan snel gaan als je goed werk levert en je klanten tevreden over je zijn.
Marketingkosten
Andere freelance-kosten kunnen met marketing te maken hebben. Zo betaal ik voor Google-advertenties voor mijn cursussen op zowel Doyoucopy als Dit is Italië en heb ik ook weleens betaald voor advertorials of vermeldingen op andere websites.
Je kunt ook kosten kwijt zijn aan reclame via sociale media zoals Facebook of LinkedIn. Het is natuurlijk aan jezelf hoeveel je wilt investeren in marketing. Slim is altijd wel om ook te werken aan content voor je eigen website, zodat klanten je ook organisch gaan vinden.
Cursussen en opleidingen
Kosten maak je als freelancer ook als je jezelf wilt bijscholen. Doordat je een cursus SEO-copywriting gaat volgen bijvoorbeeld, of omdat je wilt leren omgaan met WordPress. Alle kosten die je voor het vergroten van je kennis maakt, kun je opvoeren als bedrijfskosten en daarmee verlaag je weer je winst, zodat je minder belasting betaalt.
Het is goed om voor jezelf ieder jaar een budget apart te zetten om nieuwe dingen mee te leren. Tenslotte moet je ook bijblijven en in jezelf blijven investeren. Sinds kort kan iedereen die de AOW-leeftijd nog niet heeft bereikt jaarlijks ook gebruik maken van € 1.000 STAP-budget.
Dit potje voor gratis scholing vanuit de overheid is wel steeds snel op. Je moet ervoor in de virtuele rij gaan staan als het loket opengaat. Ook zijn alleen cursussen die bij brancheorganisaties en geaccrediteerde scholen worden aangeboden op deze manier gratis te volgen.
Verzekeringen en zo
Voor freelancers zijn de meest voor de hand liggende verzekeringen de arbeidsongeschiktheidsverzekering en de beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering. Ik heb ze niet. De AOV is een vrij dure verzekering waarmee je een uitkering kunt krijgen als je voor langere tijd uit de running bent.
Afhankelijk van de keuzes die je hebt gemaakt en de premie die je betaalt, keert deze verzekering na enkele maanden ziekte uit. Maximaal enkele jaren. Natuurlijk kan dit handig zijn, maar ik heb ervoor gekozen om zelf te sparen voor een buffer. Ook omdat dit een vrij dure verzekering is.
De beroepsaansprakelijkheidsverzekering moet je zeker overwegen als je adviezen geeft of werk doet waar grotere risico’s aan vastzitten. Over het algemeen gaan bedrijven niet failliet door een foutje in een tekst van een freelance copywriter. Het risico hiervan acht ik beheersbaar.
De bedrijfsrisicoverzekering dekt gevallen waarbij je per ongeluk iets bij een opdrachtgever stuk maakt, maar eerlijk gezegd komt het nog maar weinig voor dat ik fysiek op de locatie van een opdrachtgever aanwezig ben.
Met verzekeringen is het maar net hoeveel risico je bereid bent om te nemen en hoeveel je zelf opzij kunt zetten om eventuele tegenslagen op te vangen. Ik ben zelf van de school dat je nooit moet verzekeren wat je zelf zou kunnen dragen.
Auto en vervoer
Vervoerskosten heb ik sinds de coronacrisis steeds minder. Overleg met klanten is veelal telefonisch of via Meet/Teams/Zoom gebleven. Dat vind ik prima en bespaart weer veel kosten.
Eerder reed ik regelmatig naar klanten voor een bespreking. Dat deed ik dan met mijn privéauto en daarvoor trok ik de fiscaal bekende 19 cent per kilometer van mijn winst af. Het is aan jezelf of je klanten hiernaast ook kilometers in rekening wilt brengen. Bij kennismakingsgesprekken of voortgangsoverleg deed ik dat eigenlijk nooit. Wel als ik op verzoek van de klant interviews her en der in het land moest houden. En zeker met de huidige brandstofprijzen is dat een goed idee.
Sinds enige jaren heb ik een ‘bedrijfsauto’. Een auto die ik in de administratie van mijn eenmanszaak heb opgenomen, waardoor ik alle kosten die ik eraan heb mag aftrekken van mijn winst. Benzine, onderhoud, banden, parkeerkosten, verzekering en belasting. Alles. Ook als ik er mee op vakantie ga.
Dat kan voordelig zijn als je zoals ik gebruikmaakt van de zogenoemde youngtimer-regeling. Je betaalt dan een bijtelling van 35% over de dagwaarde van je auto, die minimaal 15 jaar oud moet zijn. Je begrijpt: ik ben dan heel goedkoop uit met mijn Audi A4 van 20 jaar oud (elk jaar mag je de waarde van je auto verder naar beneden bijstellen).
Hou ook nog rekening met de volgende kosten
Hebben we dan alle kosten zo’n beetje gehad? Nou, er zijn natuurlijk nog de belastingen.
Juiste veel beginnende freelancers trappen in de valkuil dat ze de (omzet)belasting vergeten apart te zetten. Op al je facturen reken je 21% btw, die je eens per kwartaal aan de Belastingdienst af mag (moet) dragen. De door jou betaalde btw op kosten die je hebt gemaakt, mag je hier weer vanaf trekken.
Als je niet wilt worden verrast door de afdracht van de btw eens per kwartaal, kun je dit geld ook direct opzij zetten. Veel banken en bank-apps hebben de mogelijkheid om aparte potjes aan te maken en dit zelfs te automatiseren.
Een ander minder leuk kostenaspect is de inkomstenbelasting. Als freelance betaal je inkomstenbelasting over je winst. Hoe hoger je winst, hoe meer belasting je gaat betalen. Je moet er rekening mee houden dat je zo’n 30 tot 40 procent van je winst aan belasting kwijt bent. Gelukkig heb je nog wel wat aftrekposten (zelfstandigenaftrek), zodat je dit niet over het hele bedrag betaalt. Je doel er verstandig aan om dit bedrag door het jaar heen al opzij te zetten.
Conclusie
Al met al toch nog een hele lijst aan kosten die ik hierboven heb geschetst! Maar de meeste van deze kosten zijn niet strikt noodzakelijk om te beginnen als freelancer. Sterker nog, je hebt buiten een laptop met internet vrijwel niets echt nodig. En dat maakt het beroep van freelance copywriter juist zo aantrekkelijk en laagdrempelig om mee te beginnen!
Pas in een later stadium van je carrière kan het handig zijn om kosten te maken die ervoor zorgen dat je meer omzet kunt draaien. Want hoewel het zeker slim is om zo veel mogelijk te besparen, moet je uiteindelijk ook niet bang zijn om in jezelf en je zaak te investeren. Enkele van de kosten die ik hierboven heb beschreven verdienen zich (uiteindelijk) dubbel en dwars terug.
Heb ik nog iets vergeten? Heb jij als freelancer nog met andere kosten te maken? Heb je iets aan dit artikel gehad? Laat het me weten in een reactie hieronder.