Bijgewerkt op 3 oktober 2020
Ik krijg deze vraag regelmatig van collega’s, maar ook weleens van klanten. Daarom heb ik besloten er maar eens een blog aan te wijden.
Laten we even beginnen met het beschrijven van 3 gebruikelijke manieren om je tarief te berekenen voor dienstverleners zoals ik. En de voor- en nadelen van elke methode.
Uurtarief
Ook wel schertsend ‘uurtje-factuurtje’ genoemd. Je investeert een X aantal uren in een klant en voor die uren stuur je een rekening.
Het uurtarief is een veelgebruikt model binnen de dienstensector dat afkomstig is uit het notariaat en de advocatuur. Maar ook bij schoonmakers, garages, klussenbedrijven en andere dienstverleners vindt het gretig aftrek.
De gemeten tijd als beloning. Het lijkt heel helder, duidelijk en simpel.
Uurtarief X Aantal Uren = Factuurbedrag
Maar dit model staat onder druk.
Vroeger of later krijg je discussies over de bestede tijd. Waarom moest het zolang duren om die pagina tekst te schrijven (of wat dan ook te doen in de tijd die je hebt doorberekend)?
Maar daar komt bij: sinds de crisis wil bijna geen klant meer afrekenen op basis van nacalculatie. Onbeperkt uren schrijven is er dus niet meer bij (en dat is misschien maar goed ook).
Een ander belangrijk probleem, vooral als je een goedlopende freelancepraktijk hebt, is dat het urenmodel eindig is. Je hebt immers maar een beperkt aantal uren per dag, waarin je je ook nog moet zien te ontwikkelen en je marketing en administratie moet doen.
En dan moet ook nog slapen, net als iedereen.
Je zit met een uurtarief dus al snel aan het plafond van wat je kunt verdienen. Met als gevolg dat het urenmodel drukt op je vrije tijd.
Daarvoor was je toch geen freelancer geworden?
Het grootste probleem met uurtarieven
En dan is er nóg een probleem met het rekenen van een uurtarief. En volgens mij is dat het grootste probleem. In ieder geval voor copywriters en andere creatieve beroepen.
De investering die je in tijd doet staat in geen enkele relatie tot de waarde die je toevoegt.
Stel: je schrijft in een halfuurtje een geweldige slogan. Jouw uurtarief is € 75. Dan zou je voor deze slogan € 37,50 in rekening brengen.
Een slogan die misschien wel jaren gebruikt kan worden, een mediawaarde heeft van duizenden euro’s en die zorgt voor extra omzet bij je klant.
Niet helemaal eerlijk, toch?
En zo zijn er veel meer voorbeelden te bedenken. Als ik namelijk een website van een klant een make-over op het gebied van copywriting geef, kan die klant er zomaar 20% meer conversie uithalen. Dat komt voor.
Terwijl ik misschien in 4 uurtjes klaar ben met het doorvoeren van verbeteringen in de webteksten en call-to-actions. Met een uurtarief van € 75 heb ik dan slechts € 300 verdiend voor adviezen die hun gewicht in goud waard zijn.
Ook het omgekeerde komt natuurlijk voor bij het rekenen met uurtarieven. Je steekt al snel meer tijd in een klus dan dat je vooraf had afgesproken, omdat je gewoon iets goeds neer wilt zetten.
Dit probleem speelt trouwens ook een rol bij het projecttarief, ook wel de fixed fee genoemd.
Projecttarief
Zzp’ers in de dienstverlenende branche nemen steeds vaker opdrachten aan voor een projecttarief.
Dan maak je in de meeste gevallen een inschatting van de tijd die je ermee bezig bent en vermenigvuldig je die met je uurtarief. Je rekent er nog een aantal uren bij voor verbeteringen en onverwachte zaken en dat is dan de prijs die je aan de klant presenteert.
Je opdrachtgever geeft akkoord op het totaaltarief en betaalt niet meer dan je vooraf hebt ingeschat. Tenzij de opdracht uitgebreider wordt tijdens het traject.
Het spreekt voor zich dat je als freelancer op deze manier goed moet kunnen inschatten hoeveel uren je ergens aan besteedt. Je wilt jezelf niet uit de markt prijzen, maar ook niet in de vingers snijden.
Het is dan belangrijker dan ooit om goed inzicht te hebben in de uren die je in het project steekt.
Hoewel het projecttarief populair is omdat iedereen weet waar-ie aan toe is, is ook dit model naar mijn idee niet ideaal.
Eigenlijk reken je op deze manier nog steeds met een uurtarief, alleen ligt het risico van meer uren dan vooraf gedacht nu bij jou, als freelancer.
Bovendien is het model nog steeds gebaseerd op je tijd, niet op de toegevoegde waarde die je levert aan je klanten.
En ook met het projecttarief gebaseerd op uren zit je dus snel aan het plafond van wat je kunt verdienen.
Woordtarief
De prijs per woord is een vorm van afrekenen die nog best vaak voorkomt bij tekstschrijvers, journalisten, vertalers en bloggers.
Je levert een tekst op en krijgt daarvoor een aantal eurocent per woord. Dat lijkt een heel transparante manier van afrekenen en dat is het ook wel.
Tarief Per Woord X Aantal Woorden = Factuurbedrag
Dit is de reden dat ik deze methode best weleens heb gebruikt bij het leveren van teksten voor websites.
Maar aan een woordtarief zitten ook grote nadelen.
Het belangrijkste is dat jouw werk wordt gereduceerd tot volumewerk. Maar het gaat toch niet om de hoeveelheid tekst, maar om hoe de woorden met zorg achter elkaar zijn gezet?
Voor jouw klanten kun je het belangrijkste voordeel dat hij biedt misschien wel in één zin omschrijven. Maar daarmee snijd je jezelf als tekstschrijver of copywriter in de vingers, omdat je dan amper een euro hebt verdiend.
Van dit model gaat dan ook een perverse prikkel uit. Je hebt er meer aan om een beetje om de hete brij heen te draaien en flink van je af te schrijven. Dat levert tenslotte veel meer op!
Tekstschrijvers die een woordprijs rekenen worden hiernaast vaak geschaard onder de ‘goedkope tekstschrijvers‘. Wat zij doen is tenslotte niet veel meer dan ‘vulling’ voor een website leveren.
Om deze redenen gebruik ik niet graag het model van de woordprijs.
Minimaal Aanvaardbaar Tarief
Ik heb het al even gehad over jezelf in de vingers snijden. Dat kan je bij elk van de bovenstaande tariefmodellen overkomen.
Gebruik je de projectprijs of de woordprijs? Dan doe je er goed aan om in ieder geval jouw Minimaal Aanvaardbaar Tarief te kennen.
Wat is het Minimaal Aanvaardbaar Tarief? Dat is voor iedere copywriter, tekstschrijver of andere freelancer anders. Het hangt namelijk samen met hoeveel ervaring je hebt en hoeveel kosten je maakt.
Ik zal duidelijk proberen te maken waarom je als freelancer of zzp’er altijd moet weten wat je Minimaal Aanvaardbare Tarief is. De absolute bodem waarvoor je nog wilt werken.
Het geld dat je verdient wordt in het algemeen beperkt door het aantal declarabele uren en jouw uurtarief. Of in het geval van een woordprijs door het aantal woorden en jouw prijs per woord.
Je Minimaal Aanvaardbaar Tarief (MAT) bereken je als volgt als je jouw tarief baseert op uren:
( Persoonlijke Uitgaven + Zakelijke Uitgaven ) / Gewerkte Uren Per Jaar + Belastingen
Stel dat je per jaar aan levensonderhoud en andere persoonlijke uitgaven € 3.000 per maand en dus € 36.000 per jaar nodig hebt. Dat kan meer of minder zijn, dit is gewoon een voorbeeld.
Daarnaast heb je zakelijke uitgaven: verzekeringen, kosten voor hosting, je boekhouder, software, smartphone en laptop en ga zo maar door.
Deze kosten komen misschien op € 600 per maand en dan € 7.200 per jaar (over het algemeen hebben freelancers als tekstschrijvers en vormgevers niet heel hoge bedrijfskosten).
Dan moet je nog weten hoeveel uren je per jaar werkt voor klanten. Als het meezit kun je ongeveer 6 uur per dag billable zijn.
Stel dat je 4 dagen in de week werkt, dan kom je aan 24 declarabele uren. Deze moet je nog vermenigvuldigen met het aantal weken dat je per jaar werkt. Als dat er 48 zijn, doe je dus 24 x 48 = 1.152 uren
Dit zijn dus niet de uren die je totaal aan je praktijk besteedt en dit gaat dus niet over het urencriterium van de Belastingdienst. Daarin neem je namelijk álle uren mee die je aan jouw bedrijf besteedt.
Over belasting gesproken, dat moet je er nog bijtellen, verminderd met eventuele aftrekposten. Laten we voor het gemak zo’n 30% nemen. Als je meer belasting betaalt, kun je dit percentage vanzelfsprekend naar believen aanpassen.
De formule voor je MAT wordt dan als volgt:
( 36.000 + 7.200 ) / 1.152 + 30%
Met bovenstaande berekening kom je op € 48,75. Dus bijna € 50 per uur als je Minimaal Aanvaardbare Tarief.
Als je op basis van nacalculatie rekent kun je natuurlijk gewoon je uurtarief doorberekenen. Maak je een groot aantal uren, dan geef je mogelijk een korting. Maar zorg ervoor dat je in ieder geval nooit onder je MAT komt.
Onder je MAT werken ondermijnt je praktijk. Je werkt tenslotte niet omdat je bezig gehouden wilt worden, maar omdat je wat wilt verdienen!
Bij projecttarieven moet je extra goed opletten. Omdat je vaak een hoog totaalbedrag offreert, heb je misschien de neiging om het wat naar beneden af te ronden. Maar kun je het dan nog wel voor je Minimaal Aanvaardbare Tarief doen?
Ook als je op een andere manier afrekent (bijvoorbeeld met een woordprijs), is het handig om een MAT te hebben.
Zo kun je bij grotere opdrachten gemakkelijk berekenen of het nog wel interessant voor je is. Dat speelt bij tekstschrijvers vooral een rol als ze opdrachten krijgen die bestaan uit bijvoorbeeld het schrijven van een paar honderd teksten voor een webshop.
Je MAT is belangrijk bij projecten die je berekent in het aantal uren dat je eraan besteedt, maar je kunt het ook gebruiken bij afrekenen op het aantal woorden.
Zo heb ik zelf een minimaal woordtarief waar ik in ieder geval niet onder wil werken, ook al gaat het om een zeer grote klus.
Vaste tarieven voor veelvoorkomende klussen
Goed, dat was even een zijpad over hoe je je minimale tarief vaststelt.
Interessanter is het natuurlijk om te bekijken hoe je jouw bedrijf kunt laten groeien. En daarvoor zijn andere modellen dan de bovenstaande beter geschikt.
Werk je snel, dan kan het handig zijn om een vast tarief voor veelvoorkomende klussen af te spreken.
Dat doe ik zelf bijvoorbeeld voor persberichten, mailings, blogartikelen en pagina’s webtekst.
Ja, ook dit is een beetje nattevingerwerk, maar het geeft wel houvast voor een klant en voor jezelf.
Belangrijk is dat je deze prijzen niet te laag formuleert. Je kunt altijd een aangepast tarief maken als iemand een grotere opdracht bij je af wilt nemen.
Ik heb dat ook zo uitgelegd op de pagina waarop ik een aantal tarieven voor veelvoorkomende copyklussen vermeld.
Ik heb lang getwijfeld of ik zo’n pagina moest maken.
Het biedt uiteindelijk toch een aantal voordelen voor mij, namelijk:
- Mensen die zich oriënteren op een copywriter zoeken in Google naar tarieven van copywriters en komen zo op mijn website (de tarievenpagina is een van mijn best bekeken pagina’s).
- Klanten die voor een dubbeltje op de eerste rang willen zitten worden zo afgeschrikt en gaan niet hengelen naar mijn tarieven (en dat scheelt enorm veel tijd).
- Uiteindelijk komt er meestal toch een groter project uit dan de projecten die ik vermeld voor een vaste prijs op die pagina (hij dient dus als een soort leadpagina om een prijs aan te vragen).
- Als iemand écht een dienst wil die ik tegen een vast tarief op mijn website heb gezet, dan is het meteen duidelijk wat dat gaat kosten (en dat scheelt weer veel onderhandelingstijd).
Over sommige veelvoorkomende projecten twijfel ik nog omdat ze moeilijk in een vast tarief te gieten zijn.
Bijvoorbeeld: wat vraag je voor het ontwikkelen van een slogan?
Dat is een aanvraag die ik best vaak krijg. En die je dus niet per uur (soms ben je er in een kwartiertje uit) en al helemaal niet per woord (3 woorden à 35 cent per woord) af kunt rekenen.
En dan speelt ook nog mee: is de slogan voor een groot bedrijf of voor een kleine webshop? Dit soort projecten kun je denk ik beter afrekenen op basis van waarde voor de klant.
Afrekenen op basis van waarde
Een prijs bepalen op basis van de toegevoegde waarde voor de klant. Dat is een manier van offreren die meer recht doet aan het vak van copywriting of tekstschrijven. Dit geldt trouwens ook voor veel andere dienstverlenende beroepen, bijvoorbeeld dat van webdesigner.
Ik las laatst een verhaal van een webdesigner die een heel slim idee had voor een website en dat idee in een paar uurtjes had geschetst. De klant was er heel blij mee en betaalde graag het uurtarief van de designer. Die bleef met een kater achter. Zijn werk bleek niet meer waard dan een paar honderd euro, terwijl het de klant tienduizenden euro’s op ging leveren.
Wat had hij dan moeten vragen? Het lastige is natuurlijk hoe je de waarde van je dienst bepaalt. En de waarde kan voor de ene klant groter zijn dan voor de andere klant.
Zo zou ik € 250 voor een slogan kunnen vragen, maar ook € 500 of misschien zelfs € 1.000. Als ik dan zeg dat ik ‘m in een kwartiertje had bedacht, dan voelt de klant zich mogelijk bekocht (hoewel het vaker voorkomt dat ik er uren en uren op zit te zweten).
Maar het punt is, dat het eigenlijk niet uit zou moeten maken hoelang ik erover gedaan heb. Het gaat om het resultaat voor de klant. Hoeveel waarde jouw bijdrage toevoegt.
Nog een voorbeeld: als ik een webpagina schrijf, dan reken ik daar volgens mijn vaste tarieven € 150 voor. Dat lijkt een redelijk bedrag als ik 2 of 3 uur met zo’n pagina bezig ben. Maar veel te weinig als het me 4 uur of langer kost.
Nog schever wordt de beloning als die pagina een belangrijke pagina is die conversie oplevert. Een pagina waar de klant misschien wel duizenden euro’s per maand mee verdient.
Zou zo’n salespagina dan niet minimaal € 1.000 moeten kosten?
Wat ik wil zeggen: afrekenen op basis van de toegevoegde waarde is zo makkelijk nog niet. Zeker niet als je net begint met freelancen en je nog niet zo veel gevoel hebt voor de waarde van je werk en wat dat voor klanten kan betekenen.
Toch ben ik ervan overtuigd dat het offreren van een projectprijs op basis van de waarde die je toevoegt een van de betere manieren is om je prijs te bepalen.
Schat je werk op waarde
Het is wel een kunst om tot een prijs te komen waarvoor jij graag aan de slag gaat en waarvoor de opdrachtgever jou de klus ook graag gunt. Je zult er dus moeite voor moeten doen om duidelijk te maken wat jouw toegevoegde waarde precies is.
Ja, als je slechte kwaliteit levert dan kun je ook geen hoge prijzen vragen. Maar ik ga er even vanuit dat je topkwaliteit werk levert.
Maar: wat jij over jouw werk denkt is niet eens het belangrijkst. Het gaat erom wat de waarde is in de ogen van de klant.
Neem dus de tijd om je te verdiepen in je klant en in zijn project. Hoe komt jouw werk de klant ten goede? Wat levert het hem concreet op?
Het antwoord op deze vragen bepaalt deels wat voor tarief je kunt vragen. Een blogartikel voor een lokale winkel is dan minder ‘waard’ dan een verkooppagina voor een bedrijf uit de Top 500. En een slogan voor een kleine webshop heeft minder impact dan een regel die je voor een grote keten bedenkt.
Afhankelijk van je klant kan jouw werk een enorm verschil maken, zodat je hierop ook jouw tarief af zou moeten stemmen.
Wat ik maar wil zeggen is dat je bij iedere opdracht zou moeten bedenken: wat is dit waard van de klant?
Onderhandelen over je prijs
En dan heb je nog het spel van onderhandelen, waarvan je van tevoren goed moet nadenken of je er wel aan mee wilt doen. Er zijn natuurlijk altijd klanten die het proberen. Maar net zoals klanten het mogen proberen, mag jij ook ‘nee’ zeggen.
Zelf vind ik dat ik best wat met het tarief kan doen als klanten ook een leuk project afnemen. Je moet dan uiteraard wel de onderhandelingsruimte hebben. Dus kun je er maar beter voor zorgen dat je nooit te laag inzet.
Als de klant een bepaalde hoeveelheid werk bij je neerlegt en je vraagt wat je met de prijs kunt doen, dan kun je een korting geven. Geef dan wel duidelijk aan dat het om een (eenmalige) korting gaat die hij krijgt vanwege de omvang van de klus.
Zo blijft het voor jezelf leuk omdat je nog steeds een goede prijs krijgt voor je klus en ook de klant is blij omdat hij in zijn optiek goed onderhandeld heeft over de prijs.
En natuurlijk moet je wel serieus blijven met je tarieven. Niet alleen moet je nooit onder je Minimaal Aanvaardbare Tarief gaan, maar als er opeens 50% af kan, dan weet iedere klant dat je eerdere offerte dus veel te hoog was.
Nog beter: het abonnementsmodel
We leven in de tijd van Netflix en Spotify. En ook van het koffieabonnement van Starbucks en de maaltijdbox van HelloFresh. Diensten waarvoor we elke maand opnieuw een prijs betalen en dat meestal graag doen omdat we tevreden zijn met wat we ervoor krijgen.
Er is al veel geschreven over dit zogenoemde recurring revenue voor ondernemers, maar interessant om te onderzoeken is het zeker. Zowel voor jou als freelancer als voor je opdrachtgever.
Volgens marketingadviseur Arjan Yspeert is het probleem voor veel worstelende dienstverleners juist het factureren per uur. Hij zegt dat iedereen een verdienmodel zou moeten gebruiken dat past bij deze tijd.
‘De klant vindt dat je te goedkoop of te duur bent, maar zelden dat je precies goed zit,’ schrijft Yspeert in zijn boek De vrije adviseur. ‘Adviseer nooit op basis van uren en een uurtarief, maar op basis van resultaten.’
Dat kun je volgens Yspeert doen door in grote lijnen jouw werkzaamheden aan de opdrachtgever te communiceren en in detail te omschrijven wat hem dat op gaat leveren.
Een aantal voordelen van werken met een abonnementstarief:
- Meer controle over je agenda.
- Meer tijd en aandacht voor je bestaande klanten.
- Klanten komen automatisch terug.
- Geen gedoe over uren of uurtarieven.
- Meer zekerheid over je inkomen.
- Een betere cashflow.
Natuurlijk trek je wat andere klanten aan als je met een abonnement gaat werken. Even een persberichtje of een advertentie schrijven voor een toevallig passerende klant is er niet meer bij (tenzij je dat er juist bij wilt blijven doen).
Maar eigenlijk is dat alleen maar mooi. Je brengt je dienstverlening meer in lijn met wat de klant zoekt: resultaat. Het gaat niet meer over uren, maar om wat je voor de klant kunt doen.
De ene maand heb je het druk, maar de volgende maand is er misschien niet zo veel te doen. Ondertussen verdien jij gewoon je vaste maandbedrag. Voor de klant is het ook prettig, want hij haalt een betrokken dienstverlener binnen voor een betaalbaar tarief per maand.
Ik ben zelf een beetje aan het experimenteren met het abonnementsmodel, omdat ik denk dat dit voor bepaalde klanten goed kan werken.
Zo heb ik een aantal klanten voor wie ik regelmatig een klusje doe en waarvoor ik nu nog mijn uren bijhoud. Al schiet dat noteren van die uren er toch al te vaak bij in en moet je achteraf weer gaan bedenken wat je ook alweer allemaal hebt gedaan.
Vooralsnog heb ik een aantal klanten die een blogabonnement bij me afnemen. Ze betalen mij € 500 per maand en ontvangen daar dan 4 blogartikelen voor.
De ene keer schud ik die artikelen zo uit mijn mouw (en is die € 500 dus snel verdiend), de andere keer heb ik veel research nodig en doe ik er dus langer over.
Natuurlijk zorg ik ervoor dat de klant helemaal wordt ontzorgd, om maar eens een cliché te gebruiken. Desgewenst zoek ik er dus ook beeld bij en plaats ik het blogartikel voor de klant in zijn contentmanagementsysteem.
De klant ook altijd bij me terecht met vragen, opmerkingen of wijzigingen, zonder dat hij daarvoor meer hoeft te betalen.
Eén ding weet ik zeker: ik kan elke maand € 500 factureren zonder veel administratie en dat is heel wat waard.
Zorg ervoor dat iedereen tevreden is
Wat voor verdienmodel je ook kiest, je zorgt er maar beter voor dat iedereen er tevreden mee is.
Het is misschien een open deur, maar ik wil het toch nog even benadrukken. De beste prijs die je voor jouw diensten kunt vragen is altijd een prijs waarmee zowel jij als je opdrachtgever tevreden is.
Iedereen moet het idee hebben dat hij of zij een goede deal heeft gesloten. Tevreden klanten komen terug, praten over het werk dat je voor hen hebt gedaan en geven goede recensies.
Klanten die het idee hebben dat ze bestolen zijn, willen niet meer met je samenwerken. En omgekeerd geldt dat natuurlijk ook.
Bonustip: zorg voor ‘passief inkomen’!
Juist als freelancer is het handig als niet al je inkomen van jouw directe fysieke inzet afhankelijk is. Dan heb je niet direct een probleem als je ziek wordt of op vakantie gaat. Het abonnementsmodel kan hierbij helpen. Maar nog handiger is het als je daadwerkelijk niets hoeft te doen voor je inkomen. Of eigenlijk, wanneer je inkomen genereert terwijl je het werk daarvoor al eerder hebt gedaan. Bijvoorbeeld door een e-book te schrijven of een online cursus te verkopen. Dat noemen we passief inkomen.
Vertel me jouw strategieën!
Dat waren de meestgebruikte manieren hoe je je tarief als freelancer bepaalt, plus een paar alternatieve methoden. Ik hoop dat ik je met dit artikel geholpen heb om jouw eigen prijsstrategie te bepalen.
Nu is het jouw beurt en ik ben erg benieuwd wat je aan dit verhaal toe te voegen hebt. Hoe bepaal jij jouw tarieven? Heb je nog slimme tips voor andere freelancers? Werk je zelf al met een abonnementsdienst?
Ben je zelf opdrachtgever? Laat me dan vooral weten wat voor wijze van afrekenen jij prettig vindt!
Foto’s: Pixabay.